كليات مديريت اسناد و بايگانی

كليات مديريت اسناد و بايگانی ریلی

كليات مديريت اسناد و بايگانی رشد جمعيت ، توسعه ي فعاليت هاي سياسي، اجتماعي، فرهنگي، حقوقي، اقتصادي و غيره……. منجر به ايجاد روز افزون سوابق اداري مي گردد و در هر سازمان، نتايج انديشه ها، فعاليت ها و اقدامات انجام شده به صورت اسناد نگهداري مي شوند، اين اسناد، حاوي اطلاعات و تجربيات گران بهايي است كه، يكي از ابزارهاي مهم مديريت در تهيه برنامه ها و تصميم گيري هاي اداري محسوب مي شوند. اين اسناد يا همان مكاتبات اداري بايد مديريت شوند و ” مديريت اسناد ” با اعمال روش هاي و موازين علمي باعث مي شود تا تنظيم اسناد در وضعي قرار گيرند كه : اولا، دست رسي سريع به آن ها امكان پذير باشد و ثانيا، در نگهداري اسناد با ارزش نهايت كوشش به عمل آيد كه اين امر باعث تقليل هزينه و سهولت مراجعه كاربران به اسناد مي شود.
مديريت اسناد، امروزه به عنوان يك علم در دنياي پيشرفته مورد توجه بسيار قرارگرفته است و با بایگانی ریلی انجام می پذیرد . بازيابي اطلاعات پرونده ها جهت انجام وظايف و پاسخگوئي به مراجعات، اهميت بسزايي دارد كه در صورت رعايت نكردن اصول اساسي، به ايجاد اختلال در نظام اداري دستگاه خواهد انجاميد و بهمین صورت از قفسه ریلی ، قفسه متحرک ، قفسه بایگانی ریلی ، فایل ریلی ، کمد بایگانی ریلی ، کمد ریلی ، بایگانی ریلی ، سیستم بایگانی ریلی . از طرفي انجام وظايف قانوني و اجراي مسئوليت هاي آن در قبال آرشيو ، ضرورت ايجاد تشكيلات منسجم مديريت اسناد را در هرسازمان اجتناب ناپذير مي سازد.

بایگانی ریلی

هدف و وظيفه مديريت اسناد بایگانی ریلی :

كليات مديريت اسناد و بايگانی وظيفة مديريت اسناد، مطمئن ساختن دستگاه به اين نكته بيان شده است كه اطلاعات ثبت شده ( در مراحل چرخه عمر سند) به شيوه اي اقتصادي و كارآمد مديريت مي شوند. هدف از انجام امور مديريت اسناد، مراقبت از اين امر است كه اسناد دولتي به طرزي موثر و با صرفه اقتصادي در دوره اي كه در دستگاههاي دولتي وجود دارند، مديريت شوند خواه اين اسناد در شكل سنتي (نوشتاري، صوتي، تصويري..) و يا به صورت اسناد الكترونيكي باشند. بایگانی ریلی
در واقع نخستين هدف مديران اسناد تهيه راهنماها و همكاري با دستگاههاي دولتي به منظور طراحي و تكميل و اجراي برنامه هاي مديريت اسناد و اطلاعات در مورد اسنادي است كه آنها به طور روزمره ايجاد و يا دريافت مي كنند و به انحاء گوناگون با آن سر و كار دارند. سیستم بایگانی ریلی

از جمله وظايف مديران اسناد براي انجام اين مهم مي توان به موارد زير اشاره نمود:

۱- ايجاد استانداردها براي كنترل ، نگهداري ، امحاء يا حفاظت از اسناد دولتي.

۲- ارائه خدمات مشورتي و آموزشي در زمينه هاي:

– رعايت قوانين ، نظامنامه ها و سياستهاي دولتي
– تهيه فهرست اسناد و ارزشيابي (تهيه جداول زماني نگهداري)
– نگهداري و امحاء اسناد
– بايگانی ریلی اسناد
– حفاظت و مرمت اسناد.

۳- طراحي سيستمهاي مرتبط با ايجاد و نگهداري اسناد کمد ریلی :

– تجهيزات قفسه بايگاني ریلی ، تهيه فهرستها و اندكسهاي راهنماي اسناد و بازيافت اسناد.
– تجهيزات بايگاني راكد، تهيه فهرستها و اندكسهاي راهنماي اسناد راكد، بازيافت اسناد و دوربينهاي ميكروگرافيك.
– تجهيزات مورد لزوم و راهنماهاي نگهداري اسناد الكترونيك.
– نقشه هاي حفاظت از اسناد حياتي و نقشه مقابله با خطرات، بازيابي و مرمت اسناد.

۴- تهيه ميكروفيلم و ميكروفيش از اسناد (پرونده هاي پشتيبان).

۵- تهيه امكانات نگهداري اسناد به شيوه برون سازماني در مراكز اسناد سیستم بایگانی ریلی .